Kamerbrief archieven jeugdzorg

Geachte voorzitter, 

Hierbij zend ik u, mede namens de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, de antwoorden op de vragen van de vaste commissie voor Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de archieven in de jeugdzorg (2012Z22477/2012D48921).  

Rapport Nederlands Jeugdinstituut Het Nederlands Jeugdinstituut (NJi) heeft in opdracht van Stichting Steunfonds Pro Juventute Nederland een onderzoeksrapport ‘Terugvinden van jeugdzorgdossiers uit het verleden’ geschreven. Uw commissie vraagt mij om een reactie op het rapport van het NJi.  

In het rapport zijn de diverse wettelijke bewaartermijnen per ‘hulpsoort’ weergegeven. Ook beschrijft het rapport per hulpsoort wat er na de wettelijke termijn met de dossiers moet gebeuren. Uit deze inventarisatie blijkt dat de wettelijke termijnen per hulpsoort sterk verschillen en mede afhankelijk zijn van de individuele situatie van de betreffende cliënt.  

Het NJi heeft tevens onderzocht hoe instellingen in de praktijk omgaan met bewaartermijnen. In het rapport wordt vastgesteld dat de wettelijke termijnen door zorgaanbieders over het algemeen worden gevolgd, maar er zijn ook afwijkingen geconstateerd. Bij de bureaus jeugdzorg varieert de bewaartermijn sterker. De geconstateerde variatie wordt deels veroorzaakt door gewijzigde regelgeving. Zo gelden voor de verschillende taken van bureau jeugdzorg (vrijwillige hulpverlening, jeugdbescherming en jeugdreclassering) andere bewaartermijnen en zijn de huidige wettelijke termijnen voor de meeste instellingen nog geen tien jaar geleden vastgesteld. Daarbij zijn die termijnen de laatste jaren veelal verlengd. Zo kan het voorkomen dat instellingen in het verleden dossiers hebben vernietigd op grond van de toen geldende wet, terwijl dergelijke dossiers thans langer bewaard moeten blijven.   

Het NJi stelt vast dat de variatie in wettelijke en in de praktijk gehanteerde bewaartermijnen de situatie voor cliënten onoverzichtelijk maakt. Door de verschillende termijnen kan het voor cliënten lastiger zijn om dossiers terug te 

Kenmerk J-3149645 
Pagina 2 van 4    

vinden. Aanbevolen wordt om de bewaartermijnen zoveel mogelijk gelijk te trekken voor verschillende hulpvormen en daarbij de termijnen in het algemeen te verlengen.  

In reactie hierop wil ik erop wijzen dat bij wettelijke bepalingen en de uitvoeringspraktijk rond archieven voortdurend sprake is van een belangenafweging: sommige cliënten willen het verleden afsluiten, anderen willen er juist meer over weten. Hulpverleners moeten zo lang als nodig is bij het archief kunnen en administratieve lasten bij instellingen moeten niet onnodig oplopen. Dit dilemma is naar mijn oordeel niet oplosbaar door een algemene verlenging en uniformering van de bewaartermijnen.   

De wettelijke bepalingen bieden in elk geval de basis voor cliënten om inzage te krijgen in dossiers. Deze bepalingen dienen uiteraard te worden nageleefd. Ik zal het Interprovinciaal Overleg en Jeugdzorg Nederland verzoeken er op toe te zien dat de wettelijke termijnen in acht worden genomen.   

Het zal duidelijk zijn dat de differentiatie daarmee niet zal verdwijnen.   

In het rapport wordt tevens aanbevolen om voorafgaand aan de transitie van de jeugdzorg, landelijke afspraken te maken over het beheer en bewaren van dossiers van bureaus jeugdzorg. Ik onderschrijf het belang van dergelijke afspraken en zal dit in mijn overleg met de betrokken partijen meenemen. De transitie mag er niet toe leiden dat archieven ten onrechte worden vernietigd.   

Bewaartermijnen jeugdzorgdossiers Uw commissie vraagt tevens om een uiteenzetting van de gebruikelijke bewaartermijnen. Deze bewaartermijnen voor de verschillende hulpsoorten zijn in de wet opgenomen.   

De Wet op de jeugdzorg (hierna Wjz) bepaalt de bewaartermijnen voor dossiers van instellingen die onder de werking van de Wjz vallen (zoals ambulante hulp, (semi-) residentiële hulp, pleegzorg,  gesloten jeugdzorg(gezins)voogdij instellingen en de Advies en Meldpunten Kindermishandeling (AMK) die door de provincies en grootstedelijke regio’s worden gefinancierd). De artikelen 49 tot met 56 van de Wjz regelen de inzage, het bewaren en vernietigen van bescheiden. In de Wjz is vastgelegd dat cliënten in principe inzage in en een afschrift van de bescheiden kunnen krijgen. Voor zorgsoorten die onder andere wetten vallen, gelden andere termijnen.  

Het verschil in termijnen heeft te maken met de soort zorg. Hieronder volgt een kort overzicht van de wettelijke termijnen voor jeugdzorgdossiers.   

 Instellingen voor ambulante hulp, (semi-) residentiële hulp, pleegzorg en Advies en Meldpunten Kindermishandeling bewaren op grond van artikel 55 van de Wjz dossiers tot 15 jaar nadat het dossier is gemaakt of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is.   

 (Gezins)voogdij instellingen zijn verplicht om dossiers te bewaren tot het jongste kind van het gezin waarmee afdelingen bemoeienis hadden meerderjarig is geworden als aannemelijk is dat het bewaren van het dossier een bijdrage kan leveren aan het stoppen van kindermishandeling, of van 

Kenmerk J-3149645 
Pagina 3 van 4    

belang kan zijn voor een situatie waarin een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige overwogen dient te worden (Wjz artikel 55 lid 2). Aanvullend op de regelgeving hebben bureaus jeugdzorg een privacyreglement opgesteld. In dit reglement is vastgelegd dat voor dossiers die in het kader van voogdij en ondertoezicht stelling zijn aangelegd een afwijkende bewaartermijn wordt gehanteerd namelijk tot maximaal 30 jaar na beëindiging van de hulp. Waarbij de bewaartermijn niet langer is dan 30 jaar na meerderjarig worden van de jeugdige. Voor dossiers die zijn aangelegd in het kader van vrijwillige hulpverlening en jeugdreclassering is de bewaartermijn van geld de bewaartermijn van 15 jaar nadat de hulpverlening is afgesloten en ten minste tot meerderjarigheid van de jeugdige. Bureau jeugdzorg vernietigt het dossier na genoemde termijn pas nadat de inmiddels meerderjarige jeugdige inzage in en/of afschrift van zijn persoonsgegevens heeft gehad, dan wel schriftelijk kenbaar heeft gemaakt geen inzage en/of afschrift te wensen en verzoekt om vernietiging van de gegevens.  

 Voor dossiers van de Raad voor de Kinderbescherming (hierna Raad) geldt dat een kinddossier wordt vernietigd wanneer het kind met wie de Raad bemoeienis had 24 jaar is geworden, tenzij sprake is van ontheffing/ontzetting en/of adoptie. In dat geval wordt het dossier onbeperkt bewaard.   

 Dossiers die bij de rechtbank zijn beoordeeld, worden gedurende 20 jaar bij de rechtbank bewaard en kunnen ingezien worden door betrokkenen. Daarna worden de dossiers overgedragen aan het provinciaal archief. Het gaat hier bij de arrondissementsrechtbank om voogdijzaken na ontheffing/ontzetting, adoptie en echtscheiding, kinderbeschermings- maatregelen en jeugdstrafrecht. De kantonrechtbank beslist over voogdijzaken na overlijden van beide ouders en bij geboorte buiten huwelijk.   

 Voor dossiers van jeugdigen die in een justitiële jeugdinrichting zijn geplaatst is de Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen (BJJ) van toepassing. Het dossier wordt op grond van artikel 71 BJJ 10 jaar bewaard, te rekenen vanaf het tijdstip dat de vrijheidsstraf of vrijheidsbenemende maatregel eindigt.   

 Voor de jeugd GGZ, jeugd psychiatrie en medische voorzieningen geldt over het algemeen de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). Het dossier wordt gedurende een termijn van 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit (art. 5:454 Burgerlijk Wetboek).   

Fusies bij instellingen in relatie tot bewaartermijnen De commissie vraagt ook hoe instellingen omgaan met archieven bij fusies. In het geval van een fusie blijven de wettelijk vastgestelde termijnen gelden. In het rapport van het NJi wordt geconcludeerd dat de zorgaanbieders over het algemeen de wettelijke termijn van 15 jaar aanhouden en dat deze termijn ook wordt toegepast op dossiers van rechtsvoorgangers.   

Relatie met gemeentelijke (gearchiveerde) dossiers Uw commissie vraagt naar de relatie met de gemeentelijk gearchiveerde dossiers. 

Kenmerk J-3149645 
Pagina 4 van 4    

Jeugdzorgdossiers worden niet overgedragen aan een gemeentelijk archief. In een aantal gevallen (zoals rechtbankdossiers over kinderbeschermingsmaatregelen en het gezag) worden dossiers na de wettelijke bewaartermijn overgedragen aan het provinciaal archief. Voor het provinciaal archief geldt dat betrokkenen kunnen verzoeken om inzage in het betreffende dossier.   

Redelijke bewaartermijnen De commissie vraagt wat ik redelijke bewaartermijnen acht als betrokkene kenbaar maakt een bepaalde periode in hun (jeugdige) leven te willen afsluiten. Zoals hierboven uiteengezet, bieden de wettelijke kaders het uitgangspunt voor de bewaartermijnen van dossiers. Het is op grond van deze wetten ook mogelijk dat een betrokkene juist verzoekt om het dossier te vernietigen, vóórdat de maximale wettelijke termijn is verstreken (bijvoorbeeld artikel 56 Wjz). De wet stelt hieraan een aantal voorwaarden zoals een minimumleeftijd van 12 jaar en betrokkene moet een redelijke waardering van zijn belangen kunnen maken. Daarbij kan niet tot vernietiging worden overgegaan indien het bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring van belang is voor een ander dan de verzoeker alsmede indien de wet zich tegen vernietiging verzet.  

Overigens pleiten lotgenoten-organisaties die zijn opgericht naar aanleiding van het onderzoek van de commissie Samson, voor het langer bewaren van dossiers. Voor hen geldt dat wanneer de betreffende instelling nog beschikt over hun dossier, zij de wettelijke mogelijkheid hebben om het dossier in te zien en een afschrift te verkrijgen. Dit geldt ook voor dossiers die bewaard zijn gebleven na de wettelijke termijn. In het Algemeen Overleg met uw Kamer van 27 maart jl. over het rapport van de Commissie Samson heb ik toegezegd dat ik alle betreffende jeugdzorginstellingen en bureaus jeugdzorg een instructiebrief stuur over de bewaartermijnen. In deze brief beschrijf ik ook het hiervoor genoemde inzagerecht.  

Aanvullend onderzoek Tussen 2008 en 2011 heeft de Erfgoedinspectie een programma uitgevoerd naar een aantal archiefwettelijke basiseisen die voorwaarden zijn voor goed archiefbeheer. De Erfgoedinspectie heeft als taak om er op toe te zien dat archieven van de centrale overheid in goede, geordende en duurzaam toegankelijke staat verkeren. Binnenkort wordt het inspectieprogramma afgerond met een rapport. Zodra het definitieve rapport beschikbaar is, zal de minister van OCW u dit doen toekomen.  

Hoogachtend,  
de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.